OPA「DPL追跡システムの問題解決」

2018年、公的監査局は、国土局が期限に必要な書類の提出を監視する追跡システムを開発することを推奨しました。2020年に向けて、各DPL部門は1つになります。

ドキュメント追跡システムの推奨は、DPLがリース契約と許可の遵守を厳密に監視しなかったという、OPAの土地リースと一時許可の管理に関する2018年の監査での調査結果に基づいています。

先週OPAが発表したレポートによると、DPLは関連する文書と更新の時間枠を含めるために、すべてのリース、許可、および農業放牧許可のマスターリストを更新しました。

また、内部監査人による半年ごとのランダム監査も実施されており、コンプライアンスを検証して各部門の進捗状況を監視しています。コンプライアンス違反は、内部監査員によってDPLのコンプライアンス部門に報告されます。

「各部門には、すべてのリース、一時的な居住契約、およびAGPに必要な文書、アカウント・ステータス、および着信/発信通信の期日と提出日を監視する追跡システムがあります」と報告書は述べています。

DPL追跡システムの改善計画も実施されており、「期限切れの90日前にシステムがリース、TOA、およびAGPにフラグを立てて、タイムリーな更新、文書提出、および検査を保証できるようにします」。

OPAは、2018年の調査結果で、「必要な査定および財務書類の早急な提出、または提出の完全な失敗は、収益の損失につながる可能性がある」と強調し、更にそれは、書類が年間基本賃料および借手と被許諾者の追加賃貸料の問題であることを付け加えました。

昨年12月のフォローアップ会議で、OPAは、DPLが追跡システムを大幅に改善して、必要な書類の提出期限を監視するなど、リースと許可のステータスを追跡および監視するようになったと述べました。

「DPLの追跡システムには、各リースと許可に割り当てられたスタッフの名前も含まれています。OPAの最新のレポートでは、担当スタッフが、期日が到来したときに必要なすべての文書を確実に提出し、契約条件に違反している人に通知を準備する責任を負っています。

 

さらに、より効率的な監視および追跡システムを確保するために、Microsoft AccessデータベースもDPLの内部監査員によって開発されています。