＜サイパン＞OPAがロタ島とテニアンで「不意打ちの現金勘定」を実施
公的監査人オフィスが10月7日と8日にロタ島とテニアン島で行った「抜き打ち現金検査」では、「大きな不一致はありませんでした」。
しかし、2021年12月29日の現金監査報告書によると、OPAは、ロタとテニアンの特定の官庁における集積所、小口現金資金、集積日報、集積金の送金、預金、釣銭資金、記録と文書へのアクセス性に関して、いくつかの指摘と勧告を行っています。
ロタでは、OPAはロタ市会計事務所、財務省歳入課税局、財務局、港と空港の税関、税関本庁で抜き打ち現金計算を行ったとしています。
テニアンでは、OPAはテニアン市長室-企画予算室、テニアン市会計-自治体IDプログラムオフィス、国土天然資源省、歳入課税課、財務省、税関本庁、空港と郵便局の税関で抜き打ち現金計算を実施しました。
OPAによると、ロタ市会計事務所、財務局、歳入課税課、税関本庁での抜き打ち現金勘定では、不一致はなかったとしています。
同様に、テニアンでは、犬管理プログラム、IDプログラム、歳入課税、財務、関税サービス本部の現金監査では、不一致は生じませんでした。
ただし、OPAは、以下のような指摘をしたとされています。
1) 提供されたサービスに対する支払いを受けるために、いくつかの機関によって回収拠点が設置されている。これらの機関は、物理的に、財務局の徴収場所と同じ建物内に位置している。OPAは、効率性と資源の有効活用のために、同じ建物内の徴収場所を統合し、中央徴収場所を提供することを推奨する。
2) 小口現金の使用および補充が適切に文書化されておらず、また、上司による適時のレビューも行われていない。OPAによると、ある従業員が小口現金の不足分を補うために個人的な資金を使用しました。不足額およびその後の従業員への払い戻しに関する文書が記録されていなかった。OPA は、小口現金資金を監視し、適時に補充すること、取引を適切に文書化すること、およびレビューとログ（該当する場合）が適切に記入されることを推奨しています。
3） 手書き領収書を使用する回収拠点において、毎日の回収報告書が作成または維持されていない。同拠点では、毎日、回収と入金に関する監督上のレビューが行われていない。OPA は、手動領収書を利用する拠点について、日次回収報告書および／または日次現金報告書を作成し、毎日、監督者によりレビューおよび承認されることを推奨しています。
4) 1 箇所の回収拠点は、毎月末に日々の回収額を財務局に送金している。OPA は、すべての集積所が日次で財務省に送金することを推奨している。
5) 1つの回収拠点では、有効な入金伝票が回収報告書と別に保管されている。さらに、入金に関する監督上の審査は、以下の場合にのみ実施される。
6) キャッシュカウントの際、3つの回収ポイントから合計$0.59の「超過分」が指摘されました。(オンライン法律辞書によると、超過分は「過剰または余剰、特に金額が以前の見積もりより大きくなる量」と定義されている）。
OPAは、この超過額は、顧客に返金するための釣り銭が不足していたことに起因すると述べています。OPA は、すべての店舗で最低限の釣り銭資金を設定し、説明することを推奨しています。
7) ある代理店での現金集計の際、その日の集金に関する補助書類がOPA職員に容易に提供されなかった。当該機関の職員は、書面による承認および/または要請を当該機関に提供するよう要求しました。 OPAは、すべてのCNMI政府の部局および機関が、監査、審査、または調査手続きの実行の遅れを防ぐために、OPAの権限について職員を教育することを推奨しています。
財務局長デヴィッドDLGアタリグ氏への書簡の中で、公的監査人Kina B. Peter氏とCPAは、不意打ちの現金勘定は「資金の横領やその他の不正を抑止、検出、防止するために経営者が実施できる管理手順の一つである」と述べています。
彼女は、OPAは、現金の説明責任に関する方針と手順を確立し、実施することを推奨していると述べました。
「また、支払者の利便性と限られた政府資源の利用を考慮し、現行の手続きの効率性を評価する必要があります。現金の説明責任を維持・監視するため、OPAはCNMI政府の様々な場所で定期的に現金の計数を行う予定です」
ピーター氏はさらに、「我々は、一般に認められた政府監査基準に従って、このパフォーマンス監査を実施した。これらの基準は、我々の監査目的に基づき、我々の発見と結論の妥当な根拠となる十分かつ適切な証拠を得るために、我々が監査を計画し実施することを要求している」と付け加えました。
