＜グアム＞監査：港湾局は法律とクレジットカードのポリシーに従っていなかった
グアム港湾局の職員は、2020年度から2022年度にかけて法人クレジットカードを使用する際、同局独自の方針やグアム調達法、旅行法に従っていなかったことが、公的説明責任局（Office of Public Accountability）による監査で明らかになりました。
OPAの一連の政府クレジットカード監査で審査された他の機関と同様に、港湾局は規則を遵守していませんでしたが、監査中に不正や乱用の事例は発見されませんでした。
ベンジャミン・J・クルズ公監査官は、便利な支払い方法としてクレジットカードやデビットカードを使用することには固有のリスクがあるため、監査が必要であると述べています。
監査人は、テストしたサンプル総額38,000ドルの約26％にあたる10,000ドルの購入に疑問を呈し、クレジットカード支出171,000ドルの6％を占めました。
OPAの報告書が水曜日に発表された後、港湾局は財務管理システムを強化するための変更を実施したとプレスリリースを発表しました。
監査；GPA、GWAのクレジットカード使用は法律、方針に従っていない
「OPAが港の取引に不正や乱用がなかったと認めたことは、倫理的な財務管理に対する私たちの献身の証です」と、港湾総支配人のローリー・J・レスピシオ氏はリリースの中で述べました。また、港湾局は「財務運営における透明性と誠実さを約束する」と付け加えました。
監査によると、会計手続きが守られていなかったため、港湾局はクレジットカードの金利1,832ドルと銀行の遅延損害金133ドルを負担したとのことです。
監査人は、18件のサンプル取引のうち、10件がクレジットカードへの請求から約3年後に会計システムに計上されていることを発見しました。8件の計上の遅れは経理上の過失によるもので、1件は書類の提出遅れによるもの、1件はスタッフの入れ替わりによるものでした。
監査：GVBのクレジットカードが配偶者の夕食に使用される
港湾局の職員は、公式旅行中の経費にクレジットカードを使用しており、グアムの法律では、旅行者は公式旅行から帰国後10日以内に経費報告書を提出することが義務付けられています。監査人は、6つのサンプルで報告書が適時でなかったこと、3つのサンプルで報告書が不正確であったこと、2つのサンプルで報告書が適時でなく不正確であったことを発見しました。
監査によると、出張者が出張から戻ってから1年以上経ってから経費報告書に署名した例もあったとのことです。
グアムの調達法では、500ドルから25,000ドルの間の購入について、少なくとも3通の見積書が必要であるが、監査人は6通の見積書がないか、不完全であることを発見しました。港湾局は、経費節減のために航空会社から直接購入しましたが、経費節減を示す文書がありませんでした。その結果、1万ドルの疑義費用が生じました。
監査で指摘された問題の一部は、港湾局のカード・ポリシーそのものに起因するものでした。
同ポリシーでは、小切手や銀行の自動決済を受け付けないオンライン購入にはクレジットカード決済を使用すべきとしているが、監査人は、他の支払い方法が利用可能であるにもかかわらずカードが使用されているサンプルを5件発見しました。
支出自体は妥当であり、監査人は、クレジットカードの使用を必要とするその他の状況を含めるよう、方針を更新することを推奨しました。
同様に、ポリシーには、クレジットカードの使用に必要な承認プロセスが記載されています。請求者は、購入予定品に関する情報をクレジットカード支出用紙に記入し、用紙は予算室、財務部、総務部長の審査と署名を受けた後、経理監督者に回されます。
しかし、港湾局は、この方針に記載されているクレジットカードの支出書式を使用していません。
監査によると、「この書式は、2014年8月8日に総務・財務担当の前副GMが理事会に提出したクレジットカード方針の草案に添付されていた。しかし、理事会によって承認されたポリシーには添付されていなかった」とのことです。
代わりに、要求者はメモ、発注書、出張承認書を使用している。あるケースでは、いずれの書類も使用されていませんでした。
監査人はまた、資金が利用可能であることが証明される前、および購入要請が承認される前に、クレジットカードが使用されていたことも発見しました。9つのケースでは、購入要請が行われる5日から69日前に購入が行われていました。
3つのサンプルでは、認証または承認の日付が欠落していたため、時系列を特定することができませんでした。
その結果、監査は港湾局が「独自のクレジットカード・ポリシーの手続きに準拠していませんでした。承認のための内部統制は、欠陥のあるサンプルに対して有効ではありませんでした。
これまでのクレジットカード監査では、グアム電力公社、グアム水道公社、グアム政府観光局、グアム住宅都市再生公社が対象となりました。
