＜サイパン＞OPA「テニアン、ロタの資産は盗難や詐欺に遭いやすい」
公的監査役室の速報によると、ロタ島とテニアン島の自治体の現金および現金同等物を含む資産は、「高リスクの分野であり、盗難や不正行為の可能性がある」としています。
2021年10月6日から8日にかけて、OPAは「ロタとテニアンの自治体の国庫現金管理システムの観察とウォークスルー」を行い、現金受領/回収、購入/払い出し、報告、資金の会計処理などを行ったと言っています。
OPAは、テニアンとロタは、現金回収が適切に保護され、現金取扱業務が分離され、取引が適切に裏付けられ記録され、監督審査が定期的に行われることを保証する方針と手続きを確立すべきであると述べています。
ロタ島について、OPAは、特に以下の方針と手続きを推奨しています。
1) 収集日報を作成する。
2) 毎日の回収を受け取ったときに記録する。
3) 入金前と入金後に、監督者／管理者が日々の回収額を確認する。
4) 収集金、手数料、ロタ市財政の当座預金口座に振り込まれた資金の裏付けとなる書類を入手し、添付し、維持する。
5) 適切な照合書式を利用した銀行照合を実施する。
6) 最小限の釣り銭資金を設定し、適切に会計処理する。
OPAは、「経営陣はまた、ロタ市財政の目的を達成し、自治体がタイムリーにリスクに対応できるようにするための内部統制活動の妥当性を評価すべきである」と述べています。
「内部統制が有効であるためには、プロセスの適切な監督とレビュー、および関係者間の職務の分離が必要です。さらに、上記の改善を実施するには、自治体の財務の日常業務を効率的かつ効果的に管理するためのスタッフおよび／またはリソースを割くことが必要になるかもしれない」とOPAは述べています。
テニアンについては、OPAは以下を推奨しています。
1) すべてのプログラムについて、日々の徴収額を受領時に記録する。
2) 収集日報を作成する。
3) 入金前と入金後に、監督者／管理者が日々の集金を確認する。
4) 現金回収額を毎日預金する。
5) 適切なリコンシリエーションフォーマットを使用した銀行リコンシリエーションを行う。
6) 最小限の釣り銭資金を設定し、適切に会計処理する。
7) 定期的な銀行手数料を削減するために口座を統合することを含め、複数の銀行口座を管理・ 維持することの性質、目的、効率性を検討する。
OPAは、「経営陣は、テニアン自治体の目的を達成し、リスクにタイムリーに対応できるようにするための内部統制活動の妥当性を評価する必要がある」と述べています。
「内部統制が有効であるためには、プロセスの適切な監督と見直し、および関係者間の職務の分離が必要である。さらに、上記の改善を実施するには、テニアン自治体の財務が、自治体の財務の日常業務を効率的かつ効果的に管理するために、スタッフおよび/またはリソースを割く必要があるかもしれない」と、OPAは述べています。
